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Fight the dragon

20. Juli 2007 um 16:06 | little.john | In Vertriebs Know-how | 3 Kommentare

“Herr Schmidt ist gerade in einer Besprechung”, “Herr Müller ist nicht im Büro”, “Schicken Sie mir mal die Informationen zu, ich leite sie dann weiter”. Wer kennt solche Sätze nicht? Zumindest jeder, der im Vertrieb arbeitet, kommt eher früher als später mit Vorzimmerdrachen Sekretärinnen, die den lang gesuchten und vom Vetriebler so dringend benötigten Entscheider vor der Außenwelt abschirmen.

Es gilt als die hohe Vertriebskunst, am Vorzimmer vorbei zum “Chef” zu kommen – wer das geschafft hat und den berühmten Satz hört “ich gebe Ihnen 5 Minuten”, der ist einen ganz großen Schritt voraus.

Steeb Mittelstandwissen hat eine Liste mit Tipps veröffentlicht, die es jedem Telefonator etwas leichter macht, das Bollwerk zu überwinden.

• Respektieren Sie den Job der Sekretärin als „gatekeeper” – schließlich ist es ihre Aufgabe, ihrem Chef den Rücken freizuhalten. Den Einfluss der Sekretärin zu unterschätzen, ist ein großer Fehler.
• Bauen Sie der Sekretärin eine Brücke, damit sie ihrem Chef sagen kann, wer ihn sprechen will. Beziehen Sie sich auf eine Empfehlung, ein vorausgegangenes Treffen oder wenigstens den Brief, den Sie vorab geschickt haben.
• Wenn die Sekretärin Sie abwimmeln will, fragen Sie nach, wann ein guter Zeitpunkt für ein Gespräch mit ihrem Chef sein könnte. Ihr Ziel muss es sein, die Sekretärin zu Ihrer Verbündeten bei der Suche nach einem Termin zu machen. Zögern Sie nicht, die Sekretärin um Hilfe zu bitten.
• Geben Sie der Sekretärin das Gefühl, wichtig zu sein. Fragen Sie danach, ob Sie Herrn Xs „Assistentin” ist (nicht Sekretärin). Notieren Sie den Namen und sprechen Sie sie persönlich an, wenn Sie erneut anrufen.
• Humor kann helfen, aber nur In Maßen. Wenn Sie eigentlich kein lustiger Typ sind, lassen Sie es lieber.
• Wenn die Sekretärin Sie fragt, ob sie Ihnen vielleicht weiterhelfen kann, antworten Sie niemals mit Nein – eine solche Beleidigung wird Ihnen die Sekretärin so schnell nicht verzeihen.
• Bleiben Sie immer höflich, auch wenn die Sekretärin unfreundlich ist. Wenn Ihr Anruf dringend ist, teilen Sie ihr das mit – wenn er nicht dringend ist, sollten Sie nicht so tun als ob. Bleiben Sie hartnäckig, ohne zu fordernd zu werden.
• Wenn nichts mehr funktioniert: Rufen Sie an, wenn Sie davon ausgehen können, dass die Sekretärin nicht am Arbeitsplatz ist und der Chef selber rangeht – z. B. am Abend oder in der Mittagspause.

Dann heißt es vielleicht bald “ich verbinde

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